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Notifiche a mezzo pec: guida completa

  • Categoria dell'articolo:Diritto civile
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Le Notifiche a mezzo pec

Perchè sono importanti le notifiche a mezzo pec?

Le notifiche a mezzo pec (o notificazioni a mezzo pec) degli atti amministrativi o giudiziari rappresentano un procedimento molto complesso all’interno dei procedimenti civili, penali, amministrativi e tributari. Tutte le amministrazioni pubbliche, infatti, utilizzano questo procedimento per trasmettere e per ricevere gli atti processuali a cittadini privati ed imprese.
Occorre conoscere bene il meccanismo delle notificazioni (e specialmente delle notificazioni a mezzo pec, che sono utilizzate sempre più spesso), perché notificare un atto in modo errato potrebbe determinare la soccombenza nel processo).

In questo articolo, gli argomenti trattati sono i seguenti.


Cosa sono le notifiche a mezzo pec

Notificare un atto vuol dire portarlo non solo a conoscenza, ma a conoscenza “legale” del destinatario. Si parla di conoscenza legale perché, mediante l’avvenuta notifica, la legge presume che il destinatario conosca il contenuto dell’atto che gli è stato inviato, a prescindere se questi ne abbia effettivamente letto il contenuto: è sufficiente che abbia potuto leggerlo.
Per questo motivo, anche se il destinatario rifiuta di ricevere la notifica di un atto giudiziario senza valide ragioni, la notifica è considerata comunque valida e l’atto viene dato per conosciuto. Pertanto, rifiutare di ricevere un atto notificato senza valide ragioni, può essere non solo inutile, ma anche controproducente, poiché la notifica ha comunque effetto, ma il destinatario non conosce il contenuto dell’atto.
Notificare un atto è un procedimento molto complesso e regolato dalla legge ed in particolare dagli articoli 137 e seguenti del codice di procedura civile. In linea di massima, le modalità con cui si può notificare un atto sono:

  • notificazioni a mani.
  • notificazioni a mezzo posta raccomandata.
  • notificazioni a mezzo pec (posta elettronica certificata).

In questo articolo ci soffermiamo sulle notificazioni a mezzo pec, che come detto, possono riguardare atti amministrativi e atti giudiziari. Alcuni esempi di notifiche via pec sono:

  • notifica decreto ingiuntivo telematico,
  • notifica sentenza a mezzo pec,
  • notifica precetto via pec


Notifiche via pec: cos’è la posta elettronica certificata

Prima di entrare nell’argomento della notifica atti giudiziari a mezzo pec, occorre spiegare brevemente cos’è la posta elettronica certificata (pec).
L’art. 1 del Codice dell’amministrazione digitale la definisce come “sistema di comunicazione in grado di attestare l’invio e l’avvenuta consegna di un messaggio di posta elettronica e di fornire ricevute opponibili ai terzi”. In altre parole è un sistema di corrispondenza in formato elettronico, che si trova a metà strada tra la e-mail ordinaria e la raccomandata a/r.
Con la e-mail ha in comune la semplicità di utilizzo e con la lettera raccomandata il vantaggio del valore legale, a condizione che sia il mittente che il destinatario posseggano una casella di pec, ottenuta da un gestore autorizzato.
Possedere una casella di pec è obbligatorio per le società, ditte individuali, professionisti, soggetti incaricati delle procedure concorsuali e per le pubbliche amministrazioni, non solo ai fini delle notifiche a mezzo pec. Gli indirizzi pec sono conservati in pubblici registri consultabili online. Ad esempio, se occorre fare la notifica precetto via pec (oppure notifica sentenza a mezzo pec, oppure ancora notifica via pec decreto ingiuntivo) ad un’impresa, è possibile trovare l’indirizzo pec dell’azienda sul sito www.inipec.gov.it.
L’indirizzo di pec determina il domicilio digitale di tali soggetti. Ai sensi dell’art. 6 comma 1 CAD “le comunicazioni tramite i domicili digitali sono effettuate agli indirizzi inseriti negli elenchi di cui agli articoli 6-bis, 6-ter e 6-quater, o a quello eletto come domicilio speciale per determinati atti o affari ai sensi dell’articolo 3-bis, comma 4-quinquies. Le comunicazioni elettroniche trasmesse ad uno dei domicili digitali di cui all’articolo 3-bis producono, quanto al momento della spedizione e del ricevimento, gli stessi effetti giuridici delle comunicazioni a mezzo raccomandata con ricevuta di ritorno ed equivalgono alla notificazione per mezzo della posta salvo che la legge disponga diversamente”.


Come funziona la posta elettronica certificata per le notifiche a mezzo pec

Quando si invia una pec, il gestore pec (soggetto che presta servizi di trasmissione dei documenti informatici) del mittente invia una “ricevuta di accettazione” al mittente e crea una “busta” che contiene il messaggio e i dati di spedizione. La busta viene firmata, in modo che il provider del destinatario possa riconoscerne l’integrità. Accettata la busta, il gestore del destinatario invia una ricevuta di presa in carico al gestore del mittente, inoltra al destinatario il messaggio e invia alla casella del mittente una “ricevuta di consegna”.
Le regole tecniche del servizio di trasmissione di documenti informatici mediante pec, allegate al DM 02.11.2005 e aggiornate con le note integrative, sintetizzano in questo modo il procedimento (punto 9.1.1.1):

  1. L’utente invia una e-mail al Punto di accesso (PdA)
  2. Il PdA restituisce al mittente una Ricevuta di Accettazione, crea una Busta di Trasporto (BdT) e la inoltra al Punto di Ricezione (PdR) del Gestore destinatario
  3. Il PdR verifica la BdT e crea una Ricevuta di Presa in Carico (RdPiC) che viene inoltrata al PdR del Gestore mittente
  4. Il PdR verifica la validità della RdPiC e la inoltra al PdC
  5. Il PdC salva la RdPiC nello store delle ricevute del Gestore
  6. Il PdR inoltra la BdT al Punto di Consegna (PdC)
  7. Il PdC verifica il contenuto della BdT e la salva nello store (mailbox del destinatario)
  8. Il PdC crea una Ricevuta di Avvenuta Consegna (RdAC) e la inoltra al PdR del Gestore mittente
  9. Il PdR verifica la validità della RdAC e la inoltra al PdC
  10. Il PdC salva la RdAC nella mailbox del mittente
  11. L’utente destinatario ha a disposizione la e-mail inviata


Cosa sono le ricevute di accettazione e consegna ai fini delle notifiche via pec

Dopo l’invio, il mittente riceve due notifiche pec:

  • la prima è la ricevuta di accettazione: il gestore di pec del mittente certifica che il messaggio è stato accettato dal sistema ed inoltrato al destinatario, che però non lo ha (ancora) ricevuto. La ricevuta di accettazione è inviata anche nel linguaggio .xml.
  • la seconda è la ricevuta di consegna: il gestore di pec del destinatario certifica che il messaggio è stato consegnato (o non è stato consegnato) al destinatario. La ricevuta di consegna è inviata anche nel linguaggio .xml. La ricevuta di consegna può avere tre “formati”: completa (include cioè il messaggio originale e gli allegati), breve e sintetica (contengono solo le impronte – hash del messaggio e degli allegati).

La trasmissione del documento informatico per via telematica, con modalità che assicurino l’avvenuta consegna, equivale alla notificazione per mezzo della posta nei casi consentiti dalla legge.


Quale valore hanno le pec ai fini delle notifiche via pec

Abbiamo detto che la pec è simile alla raccomandata a/r per quanto riguarda il valore legale. Dobbiamo però fare una precisazione, ai fini del nostro articolo sulle notifiche via pec.
Infatti, la raccomandata a/r in busta chiusa prova legalmente l’invio e la ricezione della busta, ma non del contenuto del documento. In teoria, il destinatario della raccomandata a/r in busta chiusa potrebbe contestare di avere ricevuto una busta vuota, oppure un foglio bianco.
Esiste un modo per dare valore legale al contenuto della raccomandata a/r, in modo da evitare contestazioni. Inviando una raccomandata “senza busta” o “alla francese”, il timbro postale viene apposto direttamente sulla lettera, per cui chi la riceve non potrà contestarne il contenuto.
Tuttavia, nemmeno la raccomandata senza busta è sufficiente quando si deve inviare una lettera di più pagine, poiché il timbro postale viene apposto solamente su un foglio, mentre gli altri ne rimangono privi.
La pec consente di risolvere il problema poiché ha valore di prova legale della consegna (compresi i riferimenti di data e ora), dell’integrità del messaggio e del suo contenuto. Infatti, la ricevuta di consegna contiene anche una copia del messaggio, inviato dal client di posta e firmato dal provider.
La pec non certifica invece il mittente: per avere valore legale, gli allegati devono essere sottoscritti con firma digitale, come da circolare della Ragioneria Generale di Stato n. 3/2014.
Ai sensi dell’art. 48 CAD Codice dell’amministrazione digitale “la trasmissione telematica di comunicazioni che necessitano di una ricevuta di invio e di una ricevuta di consegna avviene mediante la posta elettronica certificata (…). La trasmissione del documento informatico per via telematica, effettuata ai sensi del comma 1, equivale, salvo che la legge disponga diversamente, alla notificazione per mezzo della posta. La data e l’ora di trasmissione e di ricezione di un documento informatico trasmesso ai sensi del comma 1 sono opponibili ai terzi se conformi alle disposizioni di cui al decreto del Presidente della Repubblica 11 febbraio 2005, n. 68, ed alle relative regole tecniche, ovvero conformi alle Linee guida”
I gestori di PEC devono conservare per 30 mesi in apposito registro (log) tutti i principali eventi che riguardano la trasmissione, da fornire come prova da parte degli interessati. Non vengono invece conservati gli allegati al messaggio pec. Oltre questo termine, il gestore non è tenuto ad alcuna conservazione, il cui onere pertanto ricade sul mittente.


Cosa sono le notifiche a mezzo pec “in proprio”

Di norma, per notificare un atto giudiziario, si ricorre all’ufficiale giudiziario (o messo notificatore) recandosi presso l’Ufficio Notificazioni Esecuzioni e Protesti (UNEP) del Tribunale.
Nonostante sia ancora ad oggi la strada più seguita per notificare un atto, da molti anni la notifica può essere compiuta “in proprio” anche da parte dell’avvocato, che per questa funzione viene considerato ad ogni effetto pubblico ufficiale. Lo prevede la Legge n. 53/1994.
Inoltre, la legge n. 183/2011 consente agli avvocati di notificare gli atti, oltre che nelle modalità “tradizionali” a mani o a mezzo del servizio postale, anche tramite posta elettronica certificata.


Per quali atti sono possibili le notifiche via pec

In generale sono possibili le notifiche via pec o con qualunque mezzo, degli atti in materia civile, amministrativa e stragiudiziale, senza limiti di competenza territoriale.
Ma vi sono alcune eccezioni. Non per tutti gli atti sono possibili le notifiche via pec o con i mezzi tradizionali (a mezzo posta o a mani) dovendo nei seguenti casi ricorrere all’attività degli Ufficiali Giudiziari:

  • quando l’autorità giudiziaria ha prescritto che le notifiche siano eseguite personalmente ex art. 1 L. 53/1994, le notifiche via pec o con i mezzi tradizionali (a mezzo posta o a mani) in proprio non sono possibili, ed è necessario l’intervento dell’ufficiale giudiziario,
  • in caso di notifiche via pec all’estero, poiché il sistema di notifiche a mezzo pec non è riconosciuto in tutti i paesi esteri,
  • nei casi di irreperibilità “relativa” ai sensi dell’art.140 c.p.c., le notifiche via pec o con i mezzi tradizionali (a mezzo posta o a mani) in proprio non sono possibili, ed è necessario l’intervento dell’ufficiale giudiziario,
  • nei casi di irreperibilità “assoluta” ai sensi dell’art.143 c.p.c., le notifiche via pec o con i mezzi tradizionali (a mezzo posta o a mani) in proprio non sono possibili, ed è necessario l’intervento dell’ufficiale giudiziario,
  • nel caso di intimazione a testimoniare, che non è atto di parte, ma dell’ufficiale giudiziario su richiesta di parte. Tuttavia dal 2005 può effettuarsi dal difensore “attraverso l’invio di copia dell’atto mediante lettera raccomandata con avviso di ricevimento o a posta elettronica certificata o a mezzo telefax” ex art. 250 c.p.c.,
  • nel caso di atti di preavviso di rilascio di immobile, le notifiche via pec o con i mezzi tradizionali (a mezzo posta o a mani) in proprio non sono possibili, ed è necessario l’intervento dell’ufficiale giudiziario,
  • di fronte a precetto cambiario, le notifiche via pec o con i mezzi tradizionali (a mezzo posta o a mani) in proprio non sono possibili, ed è necessario l’intervento dell’ufficiale giudiziario,
  • nel caso di atti di pignoramento immobiliare, pignoramento presso terzi, le notifiche via pec o con i mezzi tradizionali (a mezzo posta o a mani) in proprio non sono possibili, ed è necessario l’intervento dell’ufficiale giudiziario.

Inoltre non sono possibili le notifiche a mezzo pec in proprio di atti del processo penale, ma ai sensi dell’art. 152 c.p.p. “le notificazioni richieste dalle parti private possono essere sostituite dall’invio di copia dell’atto effettuata dal difensore mediante lettera raccomandata con avviso di ricevimento”.
Come vedremo meglio nei paragrafi successivi, per le notifiche via pec è richiesto che l’atto da notificare sia dotato di alcune “specifiche tecniche”.


Quali sono i requisiti per le notifiche via pec in proprio

Per potere notificare un atto “in proprio” mediante le tradizionali modalità di notifica, per mezzo della posta o a mani, l’avvocato deve:

  • essere autorizzato da parte del Consiglio dell’Ordine degli Avvocati di appartenenza,
  • munirsi di procura alle liti ex art 83. c.p.c.,
  • munirsi di un registro cronologico per le notifiche in proprio, numerato e vidimato in ogni mezzo foglio dal Presidente del C.O.A. o da un consigliere delegato, su cui registrare ogni notifica, indicando il numero d’ordine progressivo (diverso per ogni destinatario), nome e cognome dell’istante, del tipo di atto, ufficio giudiziario, nome cognome e indirizzo del destinatario. Nel caso di notifica a mezzo posta, si deve indicare anche il numero della raccomandata, data e ora della spedizione e le spese postali ed occorre pagare una marca da bollo per i diritti di notifica. In caso di notifica “a mani” il registro deve contenere data e ora della consegna, le generalità e la sottoscrizione del ricevente, gli estremi del deposito in cancelleria di copia dell’atto in opposizione ex art. 645 cpc. o dell’atto di impugnazione.

Nel caso delle notifiche a mezzo pec di atti giudiziari e stragiudiziari (ad esempio notifica precetto via pec o notifica sentenza a mezzo pec), i requisiti sono meno stringenti:

  • non è necessaria l’autorizzazione del C.O.A. per la notifica atti giudiziari a mezzo pec,
  • non è richiesta la marca per i diritti per la notifica atti giudiziari a mezzo pec,
  • non occorre registrare la notifica atti giudiziari a mezzo pec sul registro cronologico

È tuttavia necessario che:

  • ai fini delle notifiche a mezzo pec, il notificatore utilizzi un dispositivo di firma digitale,
  • ai fini delle notifiche a mezzo pec, il notificante utilizzi un indirizzo pec risultante dai pubblici elenchi (art. 3 bis L. 53/94),
  • ai fini delle notifiche a mezzo pec, l’indirizzo del destinatario risulti da pubblici elenchi (art. 3 comma 3 bis).

Le stesse considerazioni valgono per le notifiche via pec di atti stragiudiziali.


Cosa sono i pubblici registri per effettuare le notifiche via pec

Come abbiamo visto, ai fini della notifica a mezzo pec (ad esempio notifica via pec decreto ingiuntivo) è necessario che sia il mittente/notificante che quello del destinatario risultino da pubblici elenchi. (art. 3 comma 3 bis e art 3 bis L 53/1994). Ci si riferisce agli elenchi indicati all’art. 16 ter del D.L. 179/2012 e cioè:

  • Registro generale degli indirizzi elettronici gestito dal Ministero della giustizia (Reg.In.De)
  • Indice nazionale della posta elettronica certificata (inipec) (art. 6-bis CAD), che contiene sia gli indirizzi di PEC degli ordini o collegi professionali sia quelli del registro delle imprese;
  • Pubblico elenco dei domicili digitali delle persone fisiche e degli altri enti di diritto privato non tenuti all’iscrizione in albi professionali o nel registro delle imprese (art. 6-quater CAD);
  • Anagrafe nazionale della popolazione residente – ANPR (art. 62 CAD), previsto ma non ancora istituito;
  • Registro Pubbliche Amministrazioni (art. 16, comma 12, D.L. 179/2012),
  • Registro delle Imprese (art. 16, comma 6, D.L. 185/2008);


Quali requisiti deve avere l’atto per le notifiche a mezzo pec

Abbiamo visto quali sono i tipi di atti che è possibile notificare “in proprio”.
In questo paragrafo ci soffermiamo sulle “specifiche tecniche” che deve possedere l’atto da notificare allegandolo alla pec. In via generale, sono possibili quattro tipologie di atto per le notifiche via pec, alcune delle quali necessitano dell’asseverazione di conformità all’originale.
Non necessitano di asseverazione di conformità gli atti originali informatici e i duplicati informatici:

  • notifiche a mezzo pec di atto originale informatico (atto nativo digitale). Si tratta di un documento informatico che nasce digitale, nel senso che viene redatto in forma elettronica, mediante software di scrittura e convertito nell’unico formato consentito che è .pdf e firmato digitalmente. È il caso, ad esempio, di un precetto. Tale atto deve essere firmato digitalmente. Non richiede asseverazione di conformità, trattandosi di atto originale.
  • notifiche a mezzo pec di duplicato informatico di atto nativo digitale. Il duplicato informatico è “il documento informatico ottenuto mediante la memorizzazione, sullo stesso dispositivo o su dispositivi diversi, della medesima sequenza di valori binari del documento originario”. È pertanto un file identico all’originale informatico presente, ad esempio, nel fascicolo telematico. È il caso, ad esempio, della notifica decreto ingiuntivo telematico emesso dal Tribunale, o della notifica sentenza a mezzo pec quando la sentenza si trovi nel fascicolo telematico nella esatta forma in cui è stata redatta, compresa la firma digitale. Non è necessaria la asseverazione di conformità: ai sensi dell’art. 23 bis comma 1 CAD “i duplicati informatici hanno il medesimo valore giuridico, ad ogni effetto di legge, del documento informatico da cui sono tratti, se prodotti in conformità alle Linee guida”.
    L’attestazione di conformità del duplicato informatico, ai fini delle notifiche via pec, non è strettamente necessaria. Tuttavia, si ritiene opportuno (soprattutto quando il destinatario è un Collega Avvocato) dare al destinatario la possibilità di controllare la provenienza e la genuinità duplicato informatico, fornendogli l’impronta del duplicato stesso, calcolata con algoritmo MD5 o SHA256, scaricabile dal fascicolo telematico.

Invece necessitano di asseverazione di conformità (vedi paragrafi successivi) le notifiche a mezzo pec di copie informatiche di originali analogici/cartacei e di documenti informatici.


La relata delle notifiche a mezzo pec

Ai fini delle notifiche a mezzo pec la relata deve essere contenuta in un file .pdf separato dagli atti da notificare e allegato come atto nativo digitale, cioè preparata con programma di videoscrittura, convertita in formato .pdf e sottoscritta digitalmente.
Ai sensi dell’art. 3 bis comma 5 della L. 53/1994, per effettuare correttamente notifiche vie pec, la relata di notifica deve contenere (si veda ad esempio il modello relata di notifica nel paragrafo successivo):

  • il nome, cognome ed il codice fiscale dell’avvocato notificante;
  • il nome e cognome o la denominazione e ragione sociale ed il codice fiscale della parte che ha conferito la procura alle liti;
  • il nome e cognome o la denominazione e ragione sociale del destinatario;
  • l’indirizzo di posta elettronica certificata a cui l’atto viene notificato;
  • l’indicazione dell’elenco da cui il predetto indirizzo è stato estratto;
  • l’attestazione di conformità,
  • l’ufficio giudiziario, la sezione, il numero e l’anno di ruolo per le notificazioni effettuate in corso di procedimento


Modello relata notifica per le notifiche via pec di atto originale nativo

Un modello relata di notifica di atto originale nativo (relata di notifica modello, per esempio, della notifica precetto via pec) può essere:

RELATA DI NOTIFICA DI ATTO ORIGINALE NATIVO
ai sensi della L. 53/94

Io sottoscritto Avv. …. (cod. fisc. ….) del Foro di … con Studio in ….. alla Via ….. indirizzo pec …. iscritto nel Registro Generale degli indirizzi Elettronici (RE.G.IN.DE)
in qualità di difensore del sig ….. (cod. fisc. …..) / della società ….. ragione sociale ….. (p.iva …)
in nome del quale si procede giusta procura che si allega ex art. 83 c.p.c. / depositata il giorno ….
in relazione al procedimento pendente presso …… sezione …. al n. di ruolo …. Giudice Dott. ….
NOTIFICO
unitamente alla presente relata, l’allegato ……. (inserire descrizione, riportandone gli estremi) denominato …… .pdf, composto da … pagine sottoscritto digitalmente,
al sig …. / alla società …. ragione sociale ….(p.iva …)
domiciliato presso il difensore Avv. ….
trasmettendolo all’indirizzo di posta elettronica certificata ….
tratto dal pubblico registro ….. in data …..
Luogo, data, sottoscrizione digitale


Modello relata notifica per le notifiche via pec di duplicato informatico

Un modello relata di notifica di duplicato informatico estratto dal fascicolo telematico (relata di notifica modello, per esempio, della notifica precetto via pec) può essere:

RELATA DI NOTIFICA DI ATTO DUPLICATO INFORMATICO
ai sensi della L. 53/94

Io sottoscritto Avv. …. (cod. fisc. ….) del Foro di … con Studio in ….. alla Via ….. indirizzo pec …. iscritto nel Registro Generale degli indirizzi Elettronici (RE.G.IN.DE)
in qualità di difensore del sig ….. (cod. fisc. …..) / della società ….. ragione sociale ….. (p.iva …)
in nome del quale si procede giusta procura che si allega ex art. 83 c.p.c. / depositata il giorno ….
in relazione al procedimento pendente presso …… sezione …. al n. di ruolo …. Giudice Dott. ….
NOTIFICO
unitamente alla presente relata, l’allegato ……. (inserire descrizione, riportandone gli estremi) denominato …… .pdf, composto da … pagine estratto come duplicato informatico dai registri informatici, la cui impronta informatica calcolata con algoritmo MD5/SHA256 è la seguente ……..
al sig …. / alla società …. ragione sociale ….(p.iva …)
domiciliato presso il difensore Avv. ….
trasmettendolo all’indirizzo di posta elettronica certificata ….
tratto dal pubblico registro ….. in data …..
Luogo, data, sottoscrizione digitale


Cosa è l’asseverazione di conformità ai fini delle notifiche via pec

In alcuni casi, ai fini delle notifiche a mezzo pec, è richiesta l’attestazione o asseverazione di conformità. Si tratta di un documento con cui l’avvocato, sostituendosi al cancelliere del Tribunale, attesta che l’atto da notificarsi è conforme all’originale. In tal modo, ai sensi dell’art. 23 bis comma 2 CAD “le copie e gli estratti informatici del documento informatico, se prodotti in conformità alle vigenti Linee guida, hanno la stessa efficacia probatoria dell’originale da cui sono tratte se la loro conformità all’originale, in tutti le sue componenti, è attestata da un pubblico ufficiale a ciò autorizzato o se la conformità non è espressamente disconosciuta (…)”.
Gli atti che necessitano di attestazione di conformità sono:

  • notifiche a mezzo pec di copia informatica di documento informatico. Dal duplicato informatico, si distingue la copia informatica di documento informatico: entrambe sono presenti nel fascicolo telematico in Polisweb, ma mentre il duplicato riproduce esattamente l’originale, la copia non è la riproduzione esatta, poiché priva di sottoscrizione digitale. Il file non è firmato e l’aggiunta della coccarda ed eventualmente delle informazioni in blu (RG, cron., etc) non gli conferisce alcun valore legale, men che meno equivale all’attestazione di conformità. Deve notificarsi in formato .pdf.
  • notifiche a mezzo pec di copia informatica di atto cartaceo (analogico). Si tratta di un documento cartaceo, di cui mediante dispositivi di scansione, viene riprodotta l’immagine in uno dei formati consentiti (.pdf). È il caso, ad esempio, della notifica via pec decreto ingiuntivo emesso dal Giudice di Pace in formato cartaceo e scansionato in formato .pdf. Caso particolare è la procura alle liti, sottoscritta e autenticata su foglio cartaceo, poi scansionato. La procura “si considera apposta in calce all’atto cui si riferisce quando è rilasciata su documento informatico separato allegato al messaggio di posta elettronica certificata mediante il quale l’atto è notificato. Tale disposizione inoltre si applica anche quando la procura alle liti è rilasciata su foglio separato del quale è estratta copia informatica, anche per immagine.” L’asseverazione di conformità è apposta semplicemente con firma digitale sulla copia informatica dell’atto cartaceo, che presenta le firme analogiche del cliente e dell’avvocato per autentica.


Come si esegue l’asseverazione di conformità ai fini delle notifiche a mezzo pec

Ai sensi dell’art. 18 comma 4 del D.M. 44/2011 “l’avvocato che estrae copia informatica per immagine dell’atto formato su supporto analogico, compie l’asseverazione (…) inserendo la dichiarazione di conformità all’originale nella relazione di notificazione”.
Pertanto l’asseverazione di conformità della copia informatica deve essere inserita nella relata di notifica (si veda ad esempio il modello relata di notifica nel paragrafo successivo).
Inoltre l’asseverazione di conformità deve contenere:

  • una sintetica descrizione del documento di cui si sta attestando la conformità,
  • il relativo nome del file.

Il documento informatico è poi sottoscritto da chi compie l’attestazione con firma digitale.
Abbiamo già detto che la asseverazione di conformità della procura alle liti è effettuata sottoscrivendo con firma digitale la copia informatica dell’originale analogico.


Modello relata di notifica per le notifiche a mezzo pec di copia informatica di atto cartaceo

Un modello relata di notifica di copia informatica di atto cartaceo (relata di notifica modello, per esempio, per relata di notifica decreto ingiuntivo emesso dal Giudice di Pace) può essere:

RELATA DI NOTIFICA DI COPIA INFORMATICA DI DOCUMENTO ANALOGICO
ai sensi della L. 53/94
Io sottoscritto Avv. …. (cod. fisc. ….) del Foro di … con Studio in ….. alla Via ….. indirizzo pec …. iscritto nel Registro Generale degli indirizzi Elettronici (RE.G.IN.DE)
in qualità di difensore del sig ….. (cod. fisc. …..) / della società ….. ragione sociale ….. (p.iva …)
in nome del quale si procede giusta procura che si allega ex art. 83 c.p.c. / depositata il giorno ….
in relazione al procedimento pendente presso …… sezione …. al n. di ruolo …. Giudice Dott. ….
NOTIFICO
unitamente alla presente relata, l’allegata copia informatica dell’atto …. (inserire descrizione, riportandone gli estremi) denominato ….. .pdf composto da …. pagine,
al sig …. / alla società …. ragione sociale ….(p.iva …)
domiciliato presso il difensore Avv. ….
trasmettendolo all’indirizzo di posta elettronica certificata ….
tratto dal pubblico registro ….. in data ……
ATTESTO
ex artt. 3 bis comma 2 L. 53/94 e art. 16 undecies comma 3 del DL 179/12, che la copia informatica dell’atto di ….. (inserire descrizione, riportandone gli estremi) denominata …. .pdf, composta da ….. pagine, allegata al messaggio di pec a cui è pure allegata la presente relata di notifica
è conforme all’originale /copia autentica in mio possesso
Luogo, data, sottoscrizione digitale


Modello relata di notifica per le notifiche a mezzo pec di copia informatica di documento informatico

Un modello relata di notifica di copia informatica di documento informatico (relata di notifica modello, per esempio, per notificazioni a mezzo pec del ricorso e pedissequo decreto ingiuntivo) può essere:

RELATA DI NOTIFICA DI COPIA INFORMATICA DI DOCUMENTO INFORMATICO
ai sensi della L. 53/94
Io sottoscritto Avv. …. (cod. fisc. ….) del Foro di … con Studio in ….. alla Via ….. indirizzo pec …. iscritto nel Registro Generale degli indirizzi Elettronici (RE.G.IN.DE)
in qualità di difensore del sig ….. (cod. fisc. …..) / della società ….. ragione sociale ….. (p.iva …)
in nome del quale si procede giusta procura che si allega ex art. 83 c.p.c. / depositata il giorno ….
in relazione al procedimento n ….. pendente presso …… sezione …. Giudice Dott. ….
NOTIFICO
unitamente alla presente relata, l’allegata copia informatica dell’atto …. (inserire descrizione, riportandone gli estremi) denominato ….. .pdf composto da …. pagine,
al sig …. / alla società …. ragione sociale ….(p.iva …)
domiciliato presso il difensore Avv. ….
trasmettendolo all’indirizzo di posta elettronica certificata ….
tratto dal pubblico registro ….. in data ……
ATTESTO
ex art. 16 bis comma 9 bis e art. 16 undecies comma 3 del DL 179/12, che la copia informatica dell’atto di ….. (inserire descrizione, riportandone gli estremi) denominata …. .pdf, composta da ….. pagine, allegata al messaggio di pec a cui è pure allegata la presente relata di notifica
è conforme al corrispondente documento informatico contenuto nel fascicolo telematico del procedimento n. … pendente presso …. Sezione …. Ed è pertanto da ritenersi equivalente all’originale
Luogo, data, sottoscrizione digitale

notifiche a mezzo pec


Come si eseguono le notifiche a mezzo pec

Dopo avere preparato la procura, la relata e gli atti da notificare, occorre procedere con l’invio della pec, tenendo a mente che:

  • l’indirizzo del mittente deve essere presente nei registri pubblici,
  • in caso di più destinatari, vanno inseriti tutti come tali, e non in copia conoscenza,
  • l’oggetto deve essere necessariamente “notificazione ai sensi della legge n. 53 del 1994”,
  • il corpo del messaggio può essere lasciato vuoto, ma è consigliabile inserire il testo indicato nel protocollo sottoscritto tra l’Unione Lombarda degli Ordini Forensi e le Corti di Appello di Milano e Brescia: “Attenzione: il presente messaggio di posta elettronica certificata costituisce notificazione ai sensi della Legge 21.1.1994 n.53 di atti in materia civile, amministrativa o stragiudiziale. L’atto o gli atti notificati sono allegati al presente messaggio unitamente alla relazione di notificazione contenente i dettagli relativi alla procedura di notifica. La notificazione si è perfezionata nel momento in cui il presente messaggio è stato inviato e reso disponibile nella vostra casella di posta elettronica certificata e non nel momento in cui viene consultato. Tutti o alcuni degli allegati al presente messaggio sono documenti firmati digitalmente dal mittente, riconoscibili in quanto presentano il suffisso .p7m. Qualora si dovessero incontrare difficoltà nella loro consultazione, si seguano i seguenti passi: 1) registrare gli allegati in una locazione qualsiasi del proprio computer; 2) per la verifica della firma seguire le istruzioni riportate dall’Agenzia per L’Italia Digitale presenti al seguente indirizzo http://www.agid.gov.it/identita-digitali/firme-elettroniche/software-verifica”,
  • gli allegati devono essere sottoscritti digitalmente (es. procura alle liti, relata, notifica atto di citazione o notifica precetto via pec) e nei casi visti sopra ne deve essere attestata la conformità all’originale (es notifica via pec decreto ingiuntivo emesso dal Giudice di Pace o notifica sentenza a mezzo pec, laddove si disponga di copia conforme in formato cartaceo). Non devono essere sottoscritti i duplicati informatici estratti dal fascicolo telematico (es notifica decreto ingiuntivo telematico emesso dal Tribunale), che sono files identici agli originali (e pertanto non ne deve essere attestata nemmeno la conformità all’originale),
  • la ricevuta di consegna deve essere quella “completa”,
  • le ricevute devono essere conservate “a norma”, in formato telematico.


Quando si ritengono perfezionate le notifiche via pec

Ai sensi dell’art. 6 CAD, le comunicazioni tramite pec “si intendono spedite dal mittente se inviate al proprio gestore e si intendono consegnate se rese disponibili al domicilio digitale del destinatario, salva la prova che la mancata consegna sia dovuta a fatto non imputabile al destinatario medesimo. La data e l’ora di trasmissione e ricezione del documento informatico sono opponibili ai terzi se apposte in conformità alle Linee guida”
Per le notifiche pec sono previsti due momenti distinti, in cui la notifica si perfeziona:

  • Le notifiche pec per il notificante si perfezionano nel momento in cui viene generata la ricevuta di accettazione (Art. 3 bis comma 3, L. 53/1994),
  • Le notifiche pec per il destinatario si perfezionano nel momento in cui viene generata la ricevuta di avvenuta consegna (Art. 3 bis comma 3, L. 53/1994). Si specifica che la ricevuta di consegna deve essere quella completa (art. 18 comma 6 del decreto 44/2011).

A differenza delle notifiche tradizionali, la notifica via pec si perfeziona per notificante e notificato nel giro di qualche secondo dall’invio della pec.
Caso particolare è quello delle notifiche a mezzo pec inviate dopo le ore 21.00. Infatti, in via generale ex art. 147 c.p.c. “le notificazioni non possono farsi prima delle ore 7 e dopo le ore 21” e quando è eseguita dopo le ore 21, la notificazione in via telematica si considera perfezionata alle ore 7 del giorno successivo (art. 16 septies D.L. 179/2012). Ma questo vale solo per il destinatario: la Corte costituzionale (sentenza n. 75/2019), ha dichiarato l’illegittimità costituzionale della disposizione citata nella parte in cui prevede che la notifica eseguita con modalità telematiche la cui ricevuta di accettazione è generata dopo le ore 21 ed entro le ore 24 si perfeziona per il notificante alle ore 7 del giorno successivo, anziché al momento di generazione della predetta ricevuta.
Pertanto, se la pec viene inviata dopo le 21.00, la notifica si perfeziona:

  • immediatamente per il notificante,
  • alle ore 07.00 del giorno successivo per il destinatario.

La prova della notifica a mezzo pec è offerta dal deposito delle ricevute di accettazione e consegna nel formato .eml o .msg

Per una consulenza in materia, lo Studio Legale Berti e Toninelli è sito in Pistoia, Piazza Garibaldi, 5. Offriamo assistenza legale in tutta Italia, in particolare presso i Tribunali di Pistoia, Prato, Lucca e Firenze Potete scrivere la vostra richiesta nel form presente al seguente link: https://www.btstudiolegale.it/contatti/

 

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