LE DICHIARAZIONI SOSTITUTIVE

L’AUTOCERTIFICAZIONE E LA DICHIARAZIONE SOSTITUVIA D’ATTO NOTORIO

Ai sensi dell’art. 46 e 47 del dpr 445 del 2000 (Testo Unico sulla documentazione amministrativa) i cittadini, possono produrre agli enti pubblici ed ai soggetti privati due tipologie di dichiarazioni: quelle in sostituzione di certificazioni già in possesso della pubblica amministrazione (c.d. dichiarazione sostitutiva di certificazione ex art. 46) e quelle in sostituzione di atti giuridici conosciuti (c.d. dichiarazione sostitutiva di atto notorio ex art. 47). Si tratta, in entrambe i casi, di una semplificazione del procedimento, per cui il cittadino, potendo produrre queste dichiarazioni, è sollevato dall’onere di ricercare e produrre la documentazione che intende attestare. In particolare, l’autocertificazione è l’atto redatto dal privato, in sostituzione di un certificato rilasciato dalla pubblica amministrazione. Con la dichiarazione sostitutiva d’atto notorio i cittadini, sotto propria responsabilità ex art 75 e 76 dpr 445 del 2000, possono comprovare, nel loro interesse, qualità personali, stati e fatti propri o relativi a terzi purché ne abbiano diretta conoscenza. La dichiarazione sostituiva d’atto notorio può essere utilizzata sia dai cittadini italiani che da quelli comunitari; i soggetti extracomunitari, il secondo comma dell’articolo 3 del D.P.R. n.445/2000, “possono utilizzare le dichiarazioni sostitutive di cui agli articoli 46 e 47 limitatamente agli stati, alle qualità personali e ai fatti certificabili o attestabili da parte di soggetti pubblici italiani [..]” e se “autorizzati a soggiornare nel territorio dello Stato possono utilizzare le dichiarazioni sostitutive di cui agli articoli 46 e 47 nei casi in cui la produzione delle stesse avvenga in applicazione di convenzioni internazionali fra l’Italia e il Paese di provenienza del dichiarante”. Possono essere oggetto di dichiarazione sostitutiva d’atto notorio quei documenti che non sono ancora in possesso della Pubblica Amministrazione. Ai sensi dell’articolo 49 del testo normativo sopra citato, non possono essere oggetto di dichiarazione sostitutiva d’atto notorio

• i certificati di origine di conformità CE,
• i certificati di marchi e brevetti,
• i certificati sanitari e veterinari,

salvo diverse disposizioni della normativa di settore. Al contrario, l’autocertificazione (ad esempio l’autocertificazione dell’atto di nascita, la dichiarazione sostitutiva della certificazione di morte, il certificato di matrimonio in autocertificazione) viene utilizzata per comunicare a soggetti pubblici o privati (ad esempio una banca) le informazioni che sono già note alla pubblica amministrazione. Com’è disciplinata nello specifico la dichiarazione sostitutiva d’atto notorio? Quali criteri deve rispettare? Analizziamo nel dettaglio la disciplina presente nel D.P.R. n.445/2000.

• Che cos’è un atto notorio
• Quale differenza tra atto notorio e dichiarazione sostitutiva d’atto notorio
• Come il cittadino può redigere una dichiarazione sostitutiva d’atto notorio
• Quale differenza tra autocertificazione e dichiarazione sostitutiva d’atto notorio
• Quali responsabilità derivano dalla dichiarazione sostitutiva d’atto notorio
• Dichiarazione sostitutiva di atto notorio: la autocertificazione per successione
• Che cos’è l’autocertificazione dell’atto di nascita
• Che cos’è la dichiarazione sostitutiva di certificazione di morte
• Come deve essere redatto un certificato di matrimonio in autocertificazione

CHE COS’È UN ATTO NOTORIO

L’atto notorio – meglio conosciuto come atto di notorietà – è un documento con cui il cittadino rilascia una dichiarazione su un fatto o un atto giuridico. La dichiarazione viene rilasciata ad un pubblico ufficiale (ad esempio un notaio, il cancelliere del Tribunale, il Sindaco….) ed alla presenza di due o più testimoni maggiorenni, estranei all’atto, in possesso dei diritti civili e senza legami di parentela o affinità col dichiarante. La compilazione di questo tipo di atto, che può essere indirizzato a notai, cancellieri ovvero ad un Sindaco a seconda della finalità perseguita, richiede un preciso iter e comporta il pagamento di una marca da bollo del valore di 16 euro.

QUALE DIFFERENZA TRA ATTO NOTORIO E DICHIARAZIONE SOSTITUTIVA D’ATTO NOTORIO

Se l’atto di notorietà concerne stati, qualità e fatti che riguardano personalmente il dichiarante, oppure anche altri soggetti, purché il dichiarante ne sia a diretta conoscenza, può essere sostituito da una dichiarazione sostitutiva d’atto notorio, come definita dalla lettera h) dell’articolo 1. Poiché tale dichiarazione non richiede le formalità analizzate nel precedente paragrafo previste per la redazione di un atto notorio, possiamo concludere trattasi di una pratica più celere e sbrigativa per conseguire il medesimo risultato e può essere utilizzata, salvo i casi in cui non sia espressamente richiesto l’atto notorio. Infatti, la dichiarazione sostitutiva d’atto notorio ha la stessa validità del relativo atto di notorietà e, ai sensi del secondo comma dell’articolo 48 del D.P.R. n.445/2000, “le singole amministrazioni predispongono i moduli necessari per la redazione delle dichiarazioni sostitutive, che gli interessati hanno facoltà di utilizzare”.

COME IL CITTADINO PUÒ REDIGERE UNA DICHIARAZIONE SOSTITUTIVA D’ATTO NOTORIO

Le modalità con cui il cittadino può sottoscrivere una dichiarazione sostitutiva d’atto notorio da produrre agli organi della amministrazione pubblica o ai gestori o esercenti di pubblici servizi, sono dettate dall’articolo 38 comma terzo del D.P.R. n.445/2000. La dichiarazione sostituiva d’atto notorio deve essere sottoscritta dall’interessato “in presenza del dipendente addetto”. In alternativa, può essere sottoscritta non in presenza del dipendente addetto a riceverla, purchè corredata da una fotocopia di un documento d’identità del sottoscrittore. A seguito del processo di digitalizzazione, “le istanze e la copia fotostatica del documento d’identità possono essere inviate per via telematica; nei procedimenti di aggiudicazione di contratti pubblici, detta facoltà è consentita nei limiti stabiliti dal regolamento di cui all’articolo 15, comma 2 della legge 15 Marzo 1997, n.59”. Ai sensi dell’art. 74 TUDA, la dichiarazione sostitutiva di atto notorio deve essere accettata dal dipendente della pubblica amministrazione, che in caso contrario commette una violazione dei doveri d’ufficio, rilevante anche sul piano penale ex art. 328 codice penale. In base all’art. 21 TUDA, se la dichiarazione sostitutiva d’atto notorio deve essere presentata ad un soggetto privato (come ad esempio, una banca) al fine della riscossione da parte di terzi di benefici economici, la sottoscrizione del dichiarante deve essere autenticata da un notaio, cancelliere, segretario comunale, dal dipendente addetto a ricevere la documentazione o altro dipendente incaricato dal Sindaco.

QUALE DIFFERENZA TRA AUTOCERTIFICAZIONE E DICHIARAZIONE SOSTITUTIVA D’ATTO NOTORIO

Sia la dichiarazione sostitutiva di certificazione che la dichiarazione sostitutiva d’atto notorio sono documenti  con cui il cittadino può attestare – assumendosi tutte le dovute responsabilità di cui agli art 75 e 76 del dpr 445 del 2000 – stati, fatti o qualità personali. Tanto è vero che entrambe sono conosciute, nel linguaggio comune, come “autocertificazioni”, mentre più correttamente l’autocertificazione andrebbe riferita esclusivamente alla dichiarazione sostitutiva di certificazione, e cioè a quell’atto, redatto dal cittadino, che sostituisce il certificato rilasciato dalla pubblica amministrazione. L’art. 1 definisce il certificato come “il documento rilasciato da una amministrazione pubblica avente funzione di ricognizione, riproduzione o partecipazione a terzi di stati, qualità personali e fatti contenuti in albi, elenchi o registri pubblici o comunque accertati da soggetti titolari di funzioni pubbliche”. Sul piano giuridico esistono rilevanti differenze tra quanto stabilito dall’art 46 sulla autocertificazione e dall’art 47 sulla dichiarazione sostitutiva di atto notorio. La differenza non riguarda tanto la forma, che è pressoché identica, quanto il contenuto: nella autocertificazione, il soggetto può dichiarare fatti, stati o qualità personali già contenuti negli elenchi ovvero nei registri della Pubblica Amministrazione. Si tratta quindi di certificare fatti, stati e qualità che sono già noti alla pubblica amministrazione: il ricorso all’autocertificazione consente al cittadino di risparmiare tempo e denaro, evitandogli di richiedere ed ottenere il certificato che sarebbe rilasciato dalla stessa pubblica amministrazione. L’elenco delle informazioni che possono essere autocertificate è dettato dall’articolo 46 del D.P.R. n.445/2000, tra questi: la data e il luogo di nascita (l’autocertificazione dell’atto di nascita), la residenza e la cittadinanza, il godimento dei diritti civili e politici, lo stato di famiglia, l’iscrizione ad ordini professionali, il titolo di studio, la situazione reddituale. La dichiarazione sostitutiva d’atto notorio, al contrario, ha ad oggetto i fatti o gli atti relativi al deponente o a terze persone che non sono note alla pubblica amministrazione.

QUALI RESPONSABILITÀ DERIVANO DALLA DICHIARAZIONE SOSTITUTIVA D’ATTO NOTORIO

L’utilizzo della dichiarazione sostitutiva d’atto notorio comporta responsabilità sia per chi la rilascia, che per chi la riceve. Le responsabilità maggiori, per il dichiarante sono di carattere penale e sono disciplinate dagli art 75 e 76 del dpr 445 del 2000. L’art. 76 rinvia alle fattispecie previste dal codice penale in caso di rilascio, formazione o utilizzo di una falsa dichiarazione sostitutiva di atto notorio. Ci si riferisce in particolare ai reati di falso ideologico o materiale, con la differenza è che quando oggetto materiale del falso è una dichiarazione sostitutiva di atto notorio, le pene sono aumentate da un terzo alla metà, come dispone il secondo comma dell’art 76. Inoltre, se il reato è commesso per ottenere la nomina ad un pubblico ufficio o l’autorizzazione all’esercizio di una professione o arte, alla condanna può essere applicata anche l’interdizione temporanea dai pubblici uffici o dalla professione e arte. Infine, l’art 75 del dpr 445 del 2000 prevede una conseguenza ulteriore: stabilisce la decadenza dai benefici conseguenti al provvedimento emanato sulla base della falsa dichiarazione sostitutiva d’atto notorio. Per quanto riguarda il ricevente l’articolo 74 del D.P.R. n.445/2000 stabilisce che “costituisce violazione dei doveri d’ufficio la mancata accettazione delle dichiarazioni sostitutive di certificazione o di atto di notorietà rese a norma delle disposizioni del presente testo unico”; il secondo comma prosegue: “costituiscono altresì violazioni dei doveri d’ufficio la richiesta di certificati o di atti di notorietà nei casi in cui, ai sensi dell’articolo 43, ci sia l’obbligo del dipendente di accettare la dichiarazione sostitutiva [..]”.

DICHIARAZIONE SOSTITUTIVA DI ATTO NOTORIO: LA AUTOCERTIFICAZIONE PER SUCCESSIONE

L’autocertificazione di successione è un atto scritto con cui un soggetto indica gli eredi di una persona, indipendentemente dal fatto che questi siano o meno indicati in un testamento. Nonostante il nome, non si tratta di una dichiarazione sostitutiva di certificazione ex art. 46, ma a tutti gli effetti una dichiarazione sostitutiva d’atto notorio ex art. 47. L’autocertificazione per successione non deve essere confusa con la dichiarazione di successione, che è l’atto con cui gli eredi, entro un anno dall’apertura della successione, dichiarano all’Agenzia delle Entrate di essere succeduti nel patrimonio del “de cuius”, per permetterle di determinare l’imposta di successione. L’autocertificazione di successione può essere richiesta, ad esempio, dalla banca, per avviare la procedura di successione del conto corrente. Come ogni dichiarazione sostitutiva d’atto notorio, può essere trasmessa telematicamente insieme alla fotocopia di un documento d’identità valido del dichiarante (ricordiamo che, qualora la dichiarazione sostitutiva d’atto notorio sia indirizzata a soggetti privati, questa richiede l’autenticazione della firma da parte di un notaio, un cancelliere, un segretario comunale, un addetto a ricevere l’atto ovvero di ogni altro dipendente autorizzato dal Sindaco). Alla stregua di qualsiasi altra dichiarazione sostitutiva d’atto notorio, l’autocertificazione per successione comporta delle responsabilità in capo al deponente qualora questo non abbia dichiarato quanto corrisponde a verità; le sanzioni previste sono quelle di cui agli articoli 75 e 76 del D.P.R. n.455/2000 e analizzate nei precedenti paragrafi, le quali rientrano nella normativa volta a disciplinare l’uso e la formazione di atti falsi e di dichiarazioni mendaci. Nel caso specifico, un cittadino può avvalersi di un’autocertificazione per successione sia che il defunto abbia designato un solo erede sia che questi siano in numero maggiore; se lo status di erede si è acquisito mediante testamento, si deve avere cura di specificarlo.

CHE COS’È L’AUTOCERTIFICAZIONE DELL’ATTO DI NASCITA

L’atto di nascita è quel documento scritto e conservato presso l’Ufficio di Stato Civile del proprio Comune, nel quale sono riportati il luogo e la data di nascita del cittadino, in aggiunta all’identificazione dei genitori. Chiunque può prendere visione ovvero ottenere copia del proprio certificato di nascita recandosi presso il proprio Comune di residenza. A partire dal 15 novembre 2021, i certificati anagrafici di nascita possono essere estratti anche dal portale telematico dell’Anagrafe Nazionale della Popolazione Residente (ANPR). Per snellire le tempistiche e la burocrazia, si può ricorrere all’autocertificazione dell’atto di nascita. Con l’autocertificazione dell’atto di nascita si dichiara il giorno ed il luogo di nascita. L’atto deve essere sottoscritto e, qualora inviato telematicamente o comunque non sottoscritto in presenza del ricevente, deve essere accompagnato dalla fotocopia di un documento d’identità valido. L’autocertificazione dell’atto di nascita deve essere accettata obbligatoriamente dalla Pubblica Amministrazione e dai Gestori di Servizi Pubblici e, a seguito della Legge n.120/2020, anche dalle aziende private ed ha validità pari a quella del certificato che sostituisce.

CHE COS’È LA DICHIARAZIONE SOSTITUTIVA DI CERTIFICAZIONE DI MORTE

Ai sensi dell’articolo 46 del D.P.R. n.455/2000, un cittadino ha la facoltà di presentare una dichiarazione sostitutiva di certificazione di morte di un discendente, un ascendente ovvero il coniuge. La dichiarazione sostitutiva di certificazione di morte deve contenere le generalità dell’interessato e del soggetto defunto, il grado di parentela, la data e il luogo di morte e, infine, il Comune presso cui questa è stata registrata. Come le dichiarazioni sostitutive d’atto notorio, anche quest’autocertificazione deve essere redatta per iscritto e firmata dal dichiarante, il quale si assume la responsabilità di cui agli art 75 e 76 del dpr 445 del 2000. Trattandosi di una autocertificazione e non di una dichiarazione sostitutiva d’atto notorio, l’informazione contenuta nella dichiarazione sostitutiva di certificazione di morte è già in possesso della Pubblica Amministrazione, la quale ha l’obbligo di accettare la dichiarazione sostitutiva, ove non sia espressamente richiesta la certificazione “originale”. Al contrario della dichiarazione sostitutiva d’atto notorio, la dichiarazione sostitutiva di certificazione di morte non richiede che la firma dell’interessato sia apposta in presenza del personale dell’Ufficio addetto né che questa sia autenticata ai sensi dell’articolo 21 del D.P.R. n.445/2000 se indirizzata a soggetti privati. Infine, la dichiarazione sostitutiva di certificazione di morte può essere trasmessa anche per via telematica.

COME DEVE ESSERE REDATTO UN CERTIFICATO DI MATRIMONIO IN AUTOCERTIFICAZIONE

Nell’elenco dei dati autocertificabili all’articolo 46 del D.P.R. n.455/2000 è presente il certificato di matrimonio, ossia quel documento attestante il vincolo matrimoniale tra due soggetti e riportante i dati anagrafici dei coniugi e di chi ha celebrato le nozze nonché la data e il luogo della celebrazione. Il cittadino, al fine di evitare di recarsi personalmente all’Ufficio Anagrafe risparmiando tempo e burocrazia, può servirsi del certificato di matrimonio in autocertificazione. Il certificato di matrimonio in autocertificazione contiene al proprio interno l’attestazione del dichiarante di trovarsi in costanza di matrimonio. Vengono inoltre indicate la data del matrimonio e le generalità del coniuge. Il certificato di matrimonio in autocertificazione può essere presentato sia presso i soggetti privati sia presso tutti gli Uffici Pubblici; qualora un dipendente o un funzionario pubblico dovesse rifiutare l’autocertificazione, questo sarà passibile di sanzioni ai sensi dell’articolo 74 del D.P.R. n.445/2000 per violazione dei doveri d’ufficio. Lo Studio Legale Berti e Toninelli fornisce consulenza ed assistenza anche online ed opera presso i Tribunali di Pistoia, Prato, Lucca e Firenze. La sede è a Pistoia, in Piazza Garibaldi n. 5 Per richiedere il servizio di assistenza o di consulenza, è possibile contattare lo Studio all’indirizzo info@www.btstudiolegale.it oppure compilare il form presente presente a questo link. .

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